Privacybeleid Club Sano

Club Sano is het online trainingsplatform van Studio Sano. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens we verwerken als je Club Sano gebruikt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook GDPR genoemd) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Studio Sano BV
Kortrijksesteenweg 227a, 9830 Sint-Martens-Latem, België
Ondernemingsnummer: 1036.465.388
Btw-nummer: BE 1036.465.388
E-mail: info@studiosano.be
Telefoon: 09 220 02 73

Heb je een vraag over je gegevens of wil je een van je rechten gebruiken? Mail naar info@studiosano.be. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat de wet dat voor ons niet verplicht.

2. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke grond?

2.1 Je account en je lidmaatschap

• Voornaam, familienaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), taal
  Waarom: Je account aanmaken, je laten inloggen, je in je eigen taal aanspreken
  Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG)
• Datum van registratie, datum van eerste betaling, datum van laatste login
  Waarom: Je lidmaatschap beheren en je account beveiligen
  Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst
• Je level, de startdatum per level, de video's die je per week kreeg en de video's die je hebt afgewerkt
  Waarom: Je wekelijkse trainingen klaarzetten en je voortgang tonen in je historiek
  Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst
• Een tijdlijn van wijzigingen aan je account (bv. naam, e-mailadres, taal, e-mailvoorkeur, opzegging)
  Waarom: Je helpen als je een vraag hebt, en kunnen aantonen wat er met je account gebeurde
  Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): goede klantendienst en bewijs
• Het tijdstip waarop je akkoord ging met de algemene voorwaarden en de medische disclaimer
  Waarom: Kunnen aantonen dat je akkoord ging
  Rechtsgrond: Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (bewijs)

2.2 De intake

De intake helpt je een passend level te kiezen. Hij bestaat uit twee delen:

• Veiligheidsvragen over je gezondheid (bv. pijn op de borst, duizeligheid, letsels). Met je antwoorden raden we je, indien nodig, aan eerst je arts te raadplegen.
• Niveauvragen over je trainingservaring en wat je fysiek kan. Van dit deel bewaren we alleen je totaalscore, het aangeraden level en de datum waarop je de intake deed.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Het aangeraden level is een advies. Je kiest zelf je level en je kan het altijd wijzigen. Er is dus geen geautomatiseerde beslissing in de zin van artikel 22 AVG.

Doe je de intake vóór je je registreert? Dan bewaren we je score en aangeraden level tot 30 dagen in een cookie (zie punt 7), zodat je resultaat niet verloren gaat tijdens je registratie.

2.3 Betalingen

Betalingen verlopen via Stripe. Wij zien en bewaren je volledige kaart- of rekeninggegevens niet. Wij bewaren wel:

• je abonnementstype (maandelijks of jaarlijks), de status van je abonnement en de einddatum van je betaalde periode;
• het merk en de laatste 4 cijfers van je betaalmiddel, om die op je accountpagina te tonen;
• de referenties van je klant- en abonnementsgegevens bij Stripe.

Stripe ontvangt je naam, e-mailadres, taal, factuuradres en betaalgegevens. Stripe maakt je facturen op.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, en de wettelijke boekhoud- en btw-verplichtingen (art. 6.1.c AVG) voor de facturen. Stripe verwerkt een deel van de gegevens ook als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, bv. om fraude te voorkomen. Zie het privacybeleid van Stripe.

2.4 E-mails

We sturen je e-mails die nodig zijn voor je account: een welkomstmail, mails om je wachtwoord of e-mailadres te wijzigen, een herinnering voor de verlenging van een jaarabonnement en een bevestiging als je je account verwijdert. Deze mails kan je niet uitschakelen, omdat ze bij de dienst horen (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting).

Elke zondag sturen we je een weekherinnering met je trainingen van de nieuwe week. Je kan die op elk moment uitschakelen op je accountpagina (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, namelijk je helpen je trainingsritme vol te houden).

We sturen geen nieuwsbrief en geen reclame.

Van elke verstuurde mail bewaren we een kopie (ontvanger, onderwerp en inhoud), zodat we je kunnen helpen als een mail niet aankomt. Na 180 dagen wissen we die kopie. We bewaren dan alleen nog het type mail en de verzenddatum.

2.5 Het contactformulier

Als je het contactformulier gebruikt, verwerken we je naam, je e-mailadres, het onderwerp en je bericht. We gebruiken die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden. Je krijgt een kopie van je bericht per e-mail.

Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG), die je geeft met het vinkje onder het formulier. Je kan je toestemming altijd intrekken via info@studiosano.be.

2.6 Beveiliging en foutmeldingen

Om de website veilig en werkend te houden:

• gebruiken we je IP-adres kort, alleen in het werkgeheugen van de server, om misbruik te beperken (bv. te veel inlogpogingen). We slaan het niet op;
• registreren we technische fouten en belangrijke gebeurtenissen in een logboek. Daarin kan je e-mailadres of je lidnummer staan. We sturen geen IP-adressen naar dat logboek.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), namelijk een veilige en betrouwbare dienst.

3. Wie krijgt je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om Club Sano te laten werken. Met elke verwerker sluiten we een verwerkersovereenkomst.

• Studio Monty CommV (Belgisch ondernemingsnummer 0795.171.257)
  Rol: Ontwikkeling, onderhoud en hosting van het platform
  Waar: Servers in Duitsland via Hetzner Online GmbH
• Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland)
  Rol: Betalingen, abonnementen, facturen
  Waar: EU; zie punt 4
• BunnyWay d.o.o. (Bunny.net, Slovenië)
  Rol: Opslag en streaming van de video's en afbeeldingen
  Waar: EU
• Resend (Plus Five Five, Inc., VS)
  Rol: Verzending van e-mails
  Waar: Zie punt 4
• Sentry (Functional Software, Inc., VS)
  Rol: Logboek van technische fouten
  Waar: Opslag in de EU (Duitsland); zie punt 4

Medewerkers van Studio Sano zien je gegevens alleen als dat nodig is voor hun werk, bv. om je vraag te beantwoorden. Ze zijn gebonden aan geheimhouding.

We geven gegevens ook door als een wet of een gerechtelijke beslissing ons daartoe verplicht.

4. Gaan je gegevens buiten de Europese Unie?

We kiezen waar mogelijk voor opslag in de EU. Sommige van onze verwerkers zijn bedrijven uit de Verenigde Staten (Stripe, Resend, Sentry). Daardoor kunnen gegevens in de VS terechtkomen of vanuit de VS bekeken worden. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vraagt: het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) als het bedrijf daarvoor gecertificeerd is, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Account, level, voortgang en historiek
  Bewaartermijn: Zolang je account bestaat. Je kan je account op elk moment zelf verwijderen.
• Tijdlijn van je account
  Bewaartermijn: Zolang je account bestaat
• Kopie van verstuurde e-mails
  Bewaartermijn: 180 dagen; daarna alleen het type en de datum, zolang je account bestaat
• Berichten via het contactformulier
  Bewaartermijn: Zolang nodig om je vraag te behandelen
• Facturen en betalingsgegevens bij Stripe
  Bewaartermijn: Zolang de boekhoud- en btw-wetgeving dat verplicht (10 jaar)
• Logboek van technische fouten
  Bewaartermijn: Maximaal 90 dagen
• Back-ups van de database
  Bewaartermijn: 30 dagen
• Intake-cookie (vóór registratie)
  Bewaartermijn: 30 dagen

Als je je account verwijdert, stoppen we eerst je abonnement. Daarna wissen we je account, je intakeresultaat, je voortgang, je historiek en de tijdlijn van je account. Je krijgt een bevestiging per e-mail. Alleen wat de wet ons verplicht te bewaren (je facturen) blijft bewaard bij Stripe. Uit de back-ups verdwijnen je gegevens na de bewaartermijn van de back-ups.

6. Je rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage: je kan vragen welke gegevens we van je hebben en een kopie krijgen.
• Verbetering: je kan je naam en e-mailadres zelf wijzigen op je accountpagina, of ons vragen fouten te verbeteren.
• Verwijdering: je kan je account zelf verwijderen op je accountpagina, of ons vragen je gegevens te wissen.
• Beperking: je kan vragen dat we je gegevens tijdelijk niet gebruiken, bv. terwijl we een klacht onderzoeken.
• Overdraagbaarheid: je kan vragen om de gegevens die je ons gaf in een gangbaar digitaal formaat te krijgen.
• Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: als we je gegevens verwerken op basis van je toestemming, kan je die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolg voor de verwerking van vóór je intrekking.

Mail je vraag naar info@studiosano.be. We kunnen je vragen te bevestigen dat het om jouw account gaat, zodat niemand anders je gegevens krijgt. We antwoorden binnen één maand. Is je vraag ingewikkeld, dan kan dat met twee maanden verlengd worden; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Het gebruik van je rechten is gratis.

Klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Woon je in een ander EU-land, dan kan je ook terecht bij de toezichthouder van je eigen land (in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens).

7. Cookies

Club Sano gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Daarvoor vraagt de wet geen toestemming. We gebruiken geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen cookies van sociale media.

• payload-token
  Waarvoor: Je ingelogd houden
  Bewaarduur: Tot je uitlogt, maximaal 1 jaar
• NEXT_LOCALE
  Waarvoor: Je taalkeuze onthouden
  Bewaarduur: 1 jaar
• intake_result
  Waarvoor: Je intakeresultaat bewaren tot je je registreert
  Bewaarduur: 30 dagen
• view_as
  Waarvoor: Alleen voor medewerkers: het platform bekijken zoals een lid het ziet
  Bewaarduur: 1 uur

Videospeler. De video's worden afgespeeld met de speler van Bunny.net. Die kan in je browser bewaren waar je in een video gebleven was, zodat je later verder kan kijken.

Betalen. Als je betaalt, ga je naar de beveiligde betaalpagina van Stripe. Stripe plaatst daar zijn eigen cookies, onder meer om fraude te voorkomen. Zie het cookiebeleid van Stripe.

Je kan cookies verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser. Blokkeer je de cookies van Club Sano, dan kan je niet inloggen.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Onder meer: alle verkeer verloopt via een versleutelde verbinding (HTTPS), wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen, video's zijn alleen bereikbaar via tijdelijke, ondertekende links, en alleen wie het nodig heeft voor zijn werk heeft toegang tot de beheeromgeving.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bv. als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan toont wanneer we het laatst wijzigden. Bij een belangrijke wijziging laten we het je per e-mail weten.